„Hat bisher doch auch funktioniert“ ist keine Arbeitsweise.
Aktualisiert: 31. Aug.
Warum strukturiertes Arbeiten kein Luxus, sondern Voraussetzung ist
Die meisten Teams haben kein Wissensproblem. Die meisten Gründer haben keinen To-do-Overload. Ganz oft haben sie einfach nur ein Strukturproblem.
Zu viele oder zu wenige Tools, zu viele oder zu wenige Meetings, zu viel oder zu wenig Kommunikation. Ja genau – zu viel oder zu wenig. Beides kann passieren – beides ist nicht optimal. Das Ergebnis ist selten richtig dramatisch, aber konstant ineffizient: Längere Wartezeiten, Wiederholungsarbeiten, Nachfragen, Suchen, wieder Nachfragen, wieder im Kopf kramen – wieder Ressourcen verschwenden.
Genau da entsteht Überlastung, Unzufriedenheit und Überforderung. Obwohl all das gar nicht nötig wäre.
Komplexität entsteht von allein
Wachsendes Unternehmen, wachsendes Team, wachsende Verantwortung und dadurch wachsende Komplexität. Wenn man erfolgreich werden will, gehört das eben dazu. Das ist normal und das ist gut. Das Problem: Oft wachsen die Arbeitsstrukturen jedoch nicht mit.
Ich höre oft: „Am Anfang habe ich das auch so gemacht, das hat gut funktioniert“. Klar – am Anfang warst du auch allein, vielleicht zu zweit – da ist es noch vertretbar, alle Dokumente, Rechnungen und Verträge in Outlook-Ordnern aufzubewahren. Optimal? Nein. Möglich? Ja.
Irgendwann wird das Team erweitert und jemand beginnt die Struktur anzupassen – ein Ordner dort, ein Ordner da. Ein Template in Canva, eine Excel Tabelle und eine @money E-Mail-Adresse, wo die Rechnungen gesammelt werden. Dazu kommt dann ein Slack-Channel, ein Asana-Workflow, eine WhatsApp Gruppe und am besten alles als Gratis-Abos.
Das Ergebnis: Mehr Tools als Mitarbeiter. Mehr Fragen als Antworten und mehr operatives Chaos und niemand hat Zeit, sich darum zu kümmern – weil es ja auch so geht… irgendwie.
Einfachheit ist kein Zufall
„Make it simple“ klingt trivial. Ist es aber nicht.
Es ist nicht nötig, 10 komplexe Systeme aufzusetzen. Es ist auch nicht nötig, viel Geld für 10 verschiedene Tools auszugeben. Der ganze Zauber liegt darin, die Arbeit und Aufgaben auf das Wesentliche zu reduzieren und rundherum eine einfache, operative Basis aufzubauen.
Klingt ja ganz logisch, oder? Ja… wenn es nur so einfach wäre…
Man könnte jetzt viele Gründe nennen, warum es „doch so einfach“ wäre – Tatsache ist jedoch, jeder Mensch denkt anders, jeder Mensch hat andere Stärken und jeder Mensch hat einen anderen Fokus und nur weil jemand theoretisch weiß, was eine Struktur ist oder weil ChatGPT einen netten Workflow aufgesetzt hat, heißt das noch lange nicht, dass es auch so einfach umzusetzen und zu implementieren ist. Das ist eben die Realität.
Einfachheit ist das Ergebnis klarer Entscheidungen.
Und Entscheidungen müssen getroffen werden. Aber von wem? Und über was?
Genau das ist oft die größte Bremse. Niemand weiß, wo er anfangen soll, alle sind so in ihrem Alltag, in ihren täglichen Aufgaben und Herausforderungen gefangen, dass niemand Zeit hat, sich den Kopf darüber zu zerbrechen.
Was gehört zusammen – und was nicht?
Wer trägt Verantwortung – und wer nicht?
Welche Information ist wirklich notwendig?
Wo wird entschieden – und wo nicht?
Ohne diese Klarheit wird jedes System früher oder später komplex und schwerfällig.
Struktur vor Tool
Wenn Teams dann erkennen, dass etwas geändert werden muss, ist oft der erste Schritt, ein oder mehrere Tools anzukaufen. Auch logisch, oder?
Warum denn auch nicht, überall stolpert man über Werbung: „Das neueste und beste Projektmanagementtool, das Arbeit und Kommunikation erheblich erleichtert und 100 Stunden Arbeit pro Woche spart“ – oder so ähnlich.
Natürlich sind Tools nie schlecht – ich bin großer Fan von bestimmten Tools! Wichtiger als fancy Tools ist jedoch eine passende Struktur. Das Tool kann noch so modern, KI-gestützt und automatisiert sein – wenn man sich im Vorhinein keine Gedanken über die Arbeitsstruktur macht, ändert sich auf Dauer nicht besonders viel.
Wie sagt man so schön? „Wenn man einen schie* Prozess digitalisiert, hat man einen schei* digitalen Prozess.“ Keine Ahnung, von wem dieses Zitat ursprünglich stammt – ich finde es aber ziemlich treffend – nicht nur für die Digitalisierung.
Also, der erste Schritt sollte immer sein, sich mit den bestehenden Prozessen auseinanderzusetzen – alles Weitere kommt später.
Die drei Ebenen strukturierter Arbeit
Ohne ein klares Strukturmodell wird jedes Tool nur zur Oberfläche für bestehende Unklarheit.
Deshalb gilt:
Erst Struktur, dann Tool. Um Komplexität beherrschbar zu machen, braucht es eine klare Trennung von drei Ebenen:
1. Kommunikation
Kommunikation ist oft der größte Zeitfresser – nicht weil zu wenig gesprochen wird, sondern weil unklar ist, wo und wie kommuniziert wird.
Deshalb braucht es klare Regeln:
Welcher Kanal für welchen Zweck?
(z. B. schnelle Abstimmung vs. wichtige Entscheidung vs. Dokumentation)
Was gehört in den Chat – und was nicht?
Nicht jede Information gehört in Slack, WhatsApp oder Teams. Chats sind schnell unübersichtlich, weil wir es gewohnt sind alles, was uns einfällt einfach reinzuschreiben. Wichtige Inhalte müssen jedoch auffindbar bleiben.
Wer muss wirklich informiert werden?
Nicht jeder braucht alles. Zu viele Infos sind genauso problematisch wie zu wenige.
Wann ist Kommunikation abgeschlossen?
Ist etwas nur besprochen oder auch entschieden? Es bringt niemandem was, wenn ein Thema nur angesprochen, kurz diskutiert aber am Ende keine Entscheidung getroffen wird oder wenigstens next steps vereinbart werden. Ziel ist nicht mehr Kommunikation – sondern gezielte, klare Kommunikation.
2. Projekte & Aufgaben
Hier entscheidet sich, ob Arbeit wirklich vorankommt oder im Kreis läuft. Die zentrale Frage ist nicht „Was ist zu tun?“, sondern: Ist klar, wie gearbeitet wird?
Wichtige Punkte:
Wie werden Aufgaben definiert?
Ist klar, was genau gemacht werden soll – oder bleibt Interpretationsspielraum? Ist die Aufgabenstellung vage formuliert oder klare Anforderungen an das Endergebnis gestellt?
Wann ist eine Aufgabe wirklich „fertig“?
Ohne klare Definition von „fertig“ entstehen Endlosschleifen.
Wer ist verantwortlich?
Jede Aufgabe braucht genau eine verantwortliche Person. Keine geteilte Verantwortung ohne klare Entscheidungsinstanz. Sonst passiert es schnell, dass sich niemand so wirklich verantwortlich fühlt, niemand auf die Einhaltung von Fristen achtet und niemand Ahnung vom Fortschritt der Aufgabe hat.
Wie werden Prioritäten gesetzt?
Was ist wirklich wichtig – und was nur „auch noch zu tun“? Prioritäten haben einen wichtigen Einfluss auf Zeiteinteilung und Workload. Nicht alle Aufgaben die nächste Woche fertig sein müssen sind gleich wichtig – und NEIN nicht alle Menschen haben einen natürlichen Selektionsmechanismus und Prioritätenchecker im Kopf. Aber dafür gibt es ja genau diese Funktionen, die man dann einsetzen kann.
Wo ist der aktuelle Stand sichtbar?
Arbeit darf nicht nur im Kopf stattfinden. Fortschritt und Projektstatus sind zwei der am wenigsten beachteten, aber wichtigsten Dinge. Nicht nur wenn im Team gearbeitet wird, sondern auch wenn man allein arbeitet. Alles im Kopf zu haben bringt auf Dauer nur Stress, Overload und Burnout. In einem System das Arbeitsfortschritte trackt, Erinnerungen sendet und den Überblick behält, können die kognitiven Kapazitäten für die wirklich wichtigen Dinge verwendet werden.
Ziel ist nicht mehr Aufgabenmanagement, sondern klare, abschließbare Arbeitseinheiten.
3. Führung & Entscheidungen
Die meisten Engpässe entstehen nicht bei Aufgaben – sondern bei Entscheidungen. Wenn unklar ist, wer entscheiden darf, bleibt alles stehen. Aber auch wenn alle Entscheidungen an einer Person hängen, entstehen schnell Wartezeiten.
Deshalb braucht es Klarheit:
Wer trifft welche Entscheidungen?
Operativ, strategisch, finanziell – nicht alles gehört auf dieselbe Ebene.
Was muss abgestimmt werden – und was nicht?
Zu viel Abstimmung bremst. Zu wenig Abstimmung führt zu Chaos.
Wann ist eine Entscheidung final?
Wird entschieden – oder nur diskutiert?
Wie werden Entscheidungen dokumentiert?
Damit sie nachvollziehbar bleiben und nicht wieder aufgerollt werden.
Ziel ist nicht mehr Abstimmung – sondern klare, schnelle Entscheidungsfähigkeit!
Verantwortung schlägt Aktivität
Viele Unternehmen und Teams wirken super produktiv. Viele Nachrichten, viele Meetings, viele Aufgaben, viel Arbeitszeit. All das sind aber meistens keine Indikatoren dafür, wie gut ein Unternehmen läuft oder wie effektiv ein Team wirklich ist. Ganz im Gegenteil - es ist leicht, sich in unendlichen Aufgaben und Arbeitsschleifen zu verlieren und am Ende des Monats merkt man, dass trotzdem nichts weitergegangen ist.
Das Ziel sollte nicht so viel Aktivität wie möglich sein, sondern Verantwortung und Klarheit. Erst dann wird aus Arbeit richtiger Fortschritt und aus Teamarbeit Sinn.
Das Bewusstsein für die bestehende Problematik ist immer ein Schritt in die richtige Richtung. Entscheidend ist am Ende, Veränderung zu wollen, offen für Neues zu sein und die Veränderungen an der Wurzel zu packen und richtig anzugehen.
Nicht mit einem neuen Tool, nicht mit einem neuen Prozessdiagramm, sondern mit Klarheit.
Make it simple ist kein Stilmittel. Es ist eine Arbeitsweise.
Und sie beginnt nicht bei weniger Arbeit – sondern bei besserer Struktur.
Willst auch du eine bessere Struktur aber hast keine Ahnung wo du anfangen sollst?
Hier habe ich einen Guide zusammengestellt der dir einen klaren Startpunkt und eine detaillierte Roadmap liefert - zu mehr Klarheit und Übersicht im Arbeitsalltag!
Fragen zum Text:
Wo soll ich anfangen, wenn bei uns gerade alles durcheinander ist?
Nicht bei Tools und nicht bei allem gleichzeitig. Starte bei einem konkreten Schmerzpunkt: Wo entstehen aktuell die meisten Rückfragen oder Verzögerungen? Dort ansetzen und Klarheit schaffen – Schritt für Schritt.
Woran erkenne ich, ob wir zu viele oder zu wenige Tools haben?
Wenn ihr euch regelmäßig fragt „Wo finde ich das?“ oder Informationen doppelt pflegt, sind es zu viele oder falsch genutzte Tools. Wenn Dinge nur im Kopf oder im Chat passieren, sind es zu wenige oder falsch strukturierte Tools.
Wie schaffe ich klare Verantwortlichkeiten, ohne das Team einzuschränken?
Indem jede Aufgabe eine verantwortliche Person hat – aber nicht alles alleine entscheiden muss. Verantwortung heißt nicht Kontrolle, sondern Klarheit: Wer hält das Thema zusammen?
Wie kann ich verhindern, dass alles im Chat untergeht?
Indem du klar trennst: Chat = schnelle Abstimmung; Struktur = Aufgaben, Entscheidungen, Wissen; Alles, was relevant bleibt, gehört nicht in den Chat, sondern an einen festen Ort.
Wie definiere ich, wann eine Aufgabe wirklich „fertig“ ist?
Vor dem Start. Wenn nicht klar ist, wie „fertig“ aussieht, wird nachgebessert, diskutiert oder neu gemacht. Eine gute Aufgabe ist so beschrieben, dass kein Interpretationsspielraum bleibt.
Wie finde ich heraus, wo Entscheidungen bei uns hängen bleiben?
Schau dir an, wo Dinge warten. Wenn Aufgaben fertig sind, aber nicht weitergehen, fehlt meist eine klare Entscheidungszuständigkeit. Dort liegt fast immer der Engpass.
Wie schaffe ich es, Struktur aufzubauen, ohne alles zu verkomplizieren?
Nicht mehr hinzufügen, sondern zuerst reduzieren.Was wird nicht mehr gebraucht? Was kann vereinfacht werden? Gute Struktur macht Arbeit leichter – nicht schwerer.
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