Arbeitsorganisation für Solopreneure: die wichtigsten Grundlagen
Aktualisiert: vor 2 Tagen
Jeder Mensch organisiert seine Tätigkeit. Manche etwas chaotischer, andere wiederum sehr penibel. Egal, wie - organisiert ist sie.
Im Business- und Arbeitsumfeld nennt man diesen Bereich Arbeitsorganisation. Gemeint ist damit, die strukturierte Gestaltung eines Arbeitsprozesses – also die Strukturierung von Arbeitsabläufen, die Koordination von Ressourcen, die Definition von Verantwortlichkeiten, die Festlegung von Arbeitszeiten und so weiter …
Jaaaa... das hört sich alles stark nach Konzern an, ich weiß – genau deswegen nehmen viele Solo-Selbstständige Arbeitsorganisation nicht wirklich ernst. Zu viele Fachbegriffe, wichtig wirkende Menschen im Anzug und große Consultingunternehmen sind genau das, was wir damit verbinden.
Wenn man als Solopreneur von zu Hause aus arbeitet, nimmt man sich selbst oft nicht als groß genug wahr um sich damit beschäftigen zu müssen.
Deswegen habe ich für dich das Internet durchsucht – Blogs von großen Consultingfirmen durchgeackert, um dir jetzt die meiner Meinung nach wichtigsten Bereiche vorzustellen, die auch für Einzelunternehmer und Kleinunternehmen sinnvoll sind.
Merkmale der Arbeitsorganisation
Profis unterscheiden hier zwischen „Arbeitsorganisation“ und „Arbeitsgestaltung“. Vereinfacht kann man sagen: die Arbeitsorganisation legt die Rahmenbedingungen fest und die Arbeitsgestaltung die spezifischen Prozesse und Arbeitsbereiche.
Da ich aber finde, dass das für unsere Anwendung dann doch zu kompliziert werden würde, bleiben wir bei Arbeitsorganisation als Hauptbegriff. Zuständigkeiten, Lean Management, 5S und jede Menge Methoden mit mehr oder weniger einprägsamen Namen, werde ich hier ebenfalls nicht bearbeitet da sie für uns einfach nicht relevant sind und die Sache nur unnötig kompliziert machen würde. Ich werde gezielt nur auf Bereiche eingehen die ich für unsere Zwecke als sinnvoll erachte und mit meinen eigenen Erfahrungen und Learnings kombinieren.
Aber jetzt ... nach meinem ganzen trockenen geschwafel - los geht's:
Warum solltest du dich auch als Soloselbstständige mit deiner Arbeitsorganisation beschäftigen?
Organisieren musst du deine Arbeit trotzdem. Denn auch ohne Team müssen Aufgaben geplant, Termine im Blick behalten, Informationen abgelegt, Kundenprojekte organisiert und wiederkehrende Arbeiten erledigt werden. Und je mehr Kunden, Projekte und Aufgaben gleichzeitig zusammenkommen, desto schwieriger wird es, all das einfach nebenbei und aus dem Kopf zu steuern.
Genau deshalb lohnt es sich auch als Soloselbstständige, ein paar grundlegende Dinge bewusst zu regeln. Nicht, um aus deinem Business einen kleinen Konzern zu machen oder irgendeine Methode perfekt umzusetzen. Sondern damit du im Alltag weißt, was zu tun ist, wo du etwas findest und wie deine Arbeit organisiert ist – ohne jedes Mal neu darüber nachdenken zu müssen.
Denn am Ende haben wir uns alle Selbstständig gemacht, um eine gewisse Freiheit haben zu können – es hat also keinen Sinn uns diese Freiheit mit unnötiger Arbeit, ständigem Suchen und einem vollen Kopf zu vermiesen.
Erstmal vorweg: Eine optimale Arbeitsorganisation ist nicht abhängig von Tools.
Schlechte, unstrukturierte Organisation kann auch durch ein modernes, automatisiertes Tool nicht gerettet werden. So einfach funktioniert das nicht, auch wenn dir LinkedIn-Struktur-Coach-Sascha was anderes sagen will.
Glaub mir, noch kein Unternehmen wurde durch einen Asana-Workflow gerettet. So viel dazu.
Der erste Schritt ist immer: Klarheit schaffen.
Klarheit schaffen:
… WIE gearbeitet wird
… WIE Entscheidungen getroffen werden
… WIE mit Problemen umgegangen wird
… WIE kommuniziert wird
.. und so weiter.
Natürlich sollst du jetzt nicht – wie ein Großkonzern – für dich selbst Unternehmensrichtlinien schreiben, ich möchte damit sagen: Klarheit ist das A und O in jeder Lebenslage. Hast du sie schon vorher – fällt dir später jede Situation leichter.
Aber jetzt konkret:
Grundprinzipien einer guten Arbeitsorganisation für Soloselbstständige
1. Aufgaben an einem verlässlichen Ort organisieren
Eine der wichtigsten Grundlagen ist ein zentraler Überblick über deine offenen Aufgaben.
Im Arbeitsalltag entstehen Aufgaben an den unterschiedlichsten Stellen: während eines Kundengesprächs, in einer E-Mail, beim Arbeiten an einem Projekt oder spontan zwischendurch. Problematisch wird es, wenn sie auch dort bleiben.
Dann steht eine Aufgabe im Posteingang, eine andere im Kalender, drei weitere auf einem Notizzettel und an den Rest musst du selbst denken.
Deshalb brauchst du einen festen Ort, an dem alle Aufgaben zusammenlaufen.
Dabei hilft eine einfache Unterscheidung:
Aufgaben beschreiben etwas, das du erledigen musst.
Termine haben einen konkreten Zeitpunkt und gehören in den Kalender.
Informationen musst du möglicherweise später wiederfinden, aber nicht erledigen.
... so weit, so logisch.
Eine Kundenmail ist beispielsweise zunächst Kommunikation. Entsteht daraus die Aufgabe, bis Freitag ein Angebot zu erstellen, sollte diese Aufgabe in deinem Aufgabensystem landen. Der Abgabetermin kann zusätzlich im Kalender stehen. Die Informationen zum Kunden gehören wiederum dorthin, wo du deine Kunden- oder Projektinformationen verwaltest.
Diese Trennung verhindert, dass du verschiedene Orte ständig danach durchsuchen musst, ob dort vielleicht noch etwas auf dich wartet.
2. Prioritäten und die eigene Arbeit planen
Alle Aufgaben gesammelt zu haben, reicht noch nicht aus. Eine Liste mit 47 offenen Punkten beantwortet schließlich nicht die Frage, womit du anfangen solltest.
Deshalb braucht Arbeitsorganisation auch eine einfache Planungslogik.
Du solltest erkennen können:
Was muss tatsächlich als Nächstes erledigt werden?
Was hat eine feste Deadline?
Was ist für deine aktuellen Ziele oder Kundenprojekte wichtig? Und was kann warten?
Dabei müssen nicht sämtliche Aufgaben minutengenau geplant werden. Im Gegenteil: Eine Planung, die bei der ersten unerwarteten Kundenanfrage zusammenbricht, hilft im Alltag genauso wenig.
Sinnvoller ist es, verschiedene Planungsebenen voneinander zu trennen.
Du kannst beispielsweise regelmäßig festlegen, was in der kommenden Woche wichtig ist, und daraus anschließend deine konkreten Arbeitstage planen.
So musst du nicht jedes Mal deine gesamte Aufgabenliste neu bewerten, wenn du eine Aufgabe abgeschlossen hast.
Auch Puffer gehören zu einer realistischen Planung. Kunden melden sich später als erwartet, Aufgaben dauern länger oder etwas Dringendes kommt dazwischen. Wenn bereits jede verfügbare Stunde verplant ist, führt jede kleine Abweichung dazu, dass die gesamte Planung verschoben werden muss.
Hier findest du einen einfachen Planer mit dem ich meinen Arbeitstag mühelos organisiere: Your Dialy Closing - jetzt kostenlose Downloaden
3. Termine und zeitgebundene Arbeit getrennt organisieren
Aufgaben und Kalender werden schnell miteinander vermischt. Organisatorisch erfüllen sie jedoch unterschiedliche Funktionen.
Der Kalender zeigt dir, wann deine Zeit bereits gebunden ist. Dazu gehören beispielsweise Kundentermine, Meetings, persönliche Termine oder verbindliche Fristen.
Dein Aufgabensystem zeigt dir dagegen, was noch erledigt werden muss.
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil eine lange Aufgabenliste noch nichts darüber aussagt, wie viel Zeit tatsächlich zur Verfügung steht.
Wenn du am Donnerstag sechs Stunden Kundentermine hast, kannst du für diesen Tag nicht zusätzlich sechs Stunden konzentrierte Projektarbeit einplanen. Klingt offensichtlich – wird bei der eigenen Planung aber erstaunlich schnell übersehen.
Eine gute Arbeitsorganisation verbindet deshalb Aufgaben- und Zeitplanung miteinander: Du weißt, was erledigt werden muss, und kannst gleichzeitig realistisch einschätzen, wann dafür überhaupt Platz ist.
4. Wiederkehrende Arbeit standardisieren
Nicht jede Aufgabe in deinem Business ist neu.
Vielleicht hast du für jeden neuen Kunden einen ähnlichen Ablauf. Du verschickst ein Angebot, bereitest einen Vertrag vor, legst einen Projektordner an, vereinbarst einen Kick-off-Termin und stellst am Ende eine Rechnung.
Trotzdem wird solche wiederkehrende Arbeit häufig jedes Mal neu organisiert.
Genau hier lohnt es sich, feste Abläufe zu schaffen.
Wenn eine Arbeit regelmäßig nach einem ähnlichen Muster abläuft, kannst du einmal festlegen:
Was löst den Ablauf aus?
Welche Schritte gehören dazu?
In welcher Reihenfolge passieren sie?
Welche Informationen oder Unterlagen werden dafür benötigt?
Und wann ist der Vorgang abgeschlossen?
Das muss kein kompliziert dokumentierter Prozess sein. Für einfache Abläufe reicht häufig bereits eine Checkliste oder Vorlage.
Entscheidend ist, dass du beim nächsten Mal nicht wieder bei null beginnst.
Das gilt nicht nur für Kundenprojekte. Auch Rechnungsstellung, Buchhaltungsvorbereitung, Content-Erstellung, Anfragen, Projektabschlüsse oder regelmäßige administrative Aufgaben können nach einem festen Ablauf organisiert werden.
5. Informationen und Dateien so ablegen, dass du sie wiederfindest
Arbeitsorganisation betrifft nicht nur Aufgaben. Während deiner Arbeit entsteht auch eine große Menge an Informationen.
Verträge, Angebote, Kundendaten, Gesprächsnotizen, Briefings, Rechnungen, Vorlagen, Bilder, Projektdokumente und viele andere Dateien müssen irgendwo abgelegt werden.
Eine gute Ablage beantwortet dabei eine sehr einfache Frage:
Wenn ich diese Information in drei Monaten brauche – weiß ich, wo ich suchen muss?
Dafür braucht es vor allem eine nachvollziehbare Logik. Ordner, Dateinamen und Kategorien sollten so gewählt sein, dass du nicht jedes Mal überlegen musst, wo etwas hingehört.
Genauso wichtig ist es, unnötige Doppelablagen zu vermeiden. Wenn dieselbe Information an mehreren Stellen gepflegt wird, stellt sich irgendwann zwangsläufig die Frage, welche Version noch aktuell ist.
Das Ziel ist deshalb nicht, möglichst detailliert zu sortieren. Deine Ablage sollte gerade so viel Struktur haben, dass du Informationen zuverlässig ablegen und wiederfinden kannst.
6. Kommunikation in die eigene Organisation integrieren
Auch wenn du alleine arbeitest, arbeitest du selten vollkommen isoliert. Du kommunizierst mit Kunden, Interessenten, Dienstleistern oder Kooperationspartnern.
E-Mail, Messenger und andere Kommunikationskanäle sind allerdings keine besonders zuverlässigen Aufgabensysteme.
Eine wichtige Nachricht im Posteingang zu lassen, damit du später daran denkst, ist nur so lange zuverlässig, bis zwanzig neue Nachrichten darüber liegen.
Deshalb sollte klar sein, was mit Informationen aus der Kommunikation passiert.
Entsteht aus einer Nachricht eine Aufgabe - wird sie als Aufgabe erfasst.
Wird eine wichtige Vereinbarung getroffen - wird sie beim entsprechenden Kunden oder Projekt dokumentiert.
Wird ein Termin vereinbart - landet er im Kalender.
Du musst dadurch nicht jede Nachricht dokumentieren. Entscheidend ist lediglich, dass relevante Informationen und Verpflichtungen nicht dauerhaft davon abhängig sind, dass du den richtigen Chat oder die richtige E-Mail wiederfindest.
7. Wichtige Entscheidungen und Vereinbarungen festhalten
Als Soloselbstständige musst du die meisten Entscheidungen nicht mit anderen abstimmen. Das macht Entscheidungen schneller – führt aber auch dazu, dass vieles ausschließlich im eigenen Kopf bleibt.
Warum wurde bei einem Projekt vom ursprünglichen Plan abgewichen? Welchen Sonderpreis hast du einem Kunden zugesagt? Was wurde im letzten Gespräch vereinbart? Warum hast du einen bestimmten Ablauf geändert?
Im Moment weißt du die Antwort meistens noch. Einige Wochen oder Monate später möglicherweise nicht mehr.
Deshalb sollten Entscheidungen und Vereinbarungen dokumentiert werden, wenn sie für die spätere Arbeit relevant sind.
Dabei geht es nicht darum, jede Kleinigkeit aufzuschreiben. Eine einfache Regel reicht:
Wenn du diese Information später noch einmal brauchen könntest, sollte sie nicht nur in deinem Kopf existieren.
Idealerweise wird sie außerdem direkt dort festgehalten, wo du sie später erwarten würdest – beispielsweise beim entsprechenden Projekt oder Kunden.
8. Das eigene Organisationssystem regelmäßig pflegen
Arbeitsorganisation ist kein System, das einmal eingerichtet wird und anschließend automatisch aktuell bleibt.
Neue Aufgaben kommen hinzu. Prioritäten verändern sich. Projekte werden abgeschlossen. Informationen sind irgendwann nicht mehr relevant. Und selbst die beste Ablagestruktur wird unübersichtlich, wenn niemand sie pflegt.
Deshalb braucht auch die Organisation selbst einen festen Rhythmus.
Ein kurzer regelmäßiger Überblick kann beispielsweise dazu dienen, offene Aufgaben durchzugehen, die kommende Woche zu planen, abgeschlossene Dinge zu schließen und zu prüfen, ob irgendwo etwas liegen geblieben ist.
Wie häufig das notwendig ist, hängt vom eigenen Arbeitsalltag ab. Für viele Soloselbstständige bietet sich ein fester zweiwöchentlicher Termin an.
Wichtig ist weniger die genaue Methode als die Verlässlichkeit: Dein System sollte regelmäßig wieder auf einen aktuellen Stand gebracht werden.
Gute Arbeitsorganisation muss nicht kompliziert sein
Eine gute Arbeitsorganisation bedeutet nicht, jeden Arbeitsschritt zu dokumentieren oder das eigene Business mit möglichst vielen Regeln zu versehen.
Im Gegenteil.
Ein Organisationssystem erfüllt seinen Zweck dann, wenn es dir im Alltag Orientierung gibt, ohne selbst unnötig Arbeit zu verursachen.
Du weißt, was zu tun ist.
Du weißt, was gerade wichtig ist.
Termine gehen nicht verloren.
Wiederkehrende Aufgaben müssen nicht jedes Mal neu organisiert werden.
Informationen haben einen festen Platz.
Und wichtige Dinge sind nicht davon abhängig, dass du sie dir merkst.
Erst wenn diese Grundlagen klar sind, stellt sich die Frage, mit welchen Tools du sie abbildest.
Denn ein Aufgabenmanagement-Tool kann offene Aufgaben verwalten. Ein Kalender kann deine Zeit abbilden. Eine Cloud kann Dateien speichern. Aber keines dieser Tools entscheidet für dich, wie deine Arbeit organisiert sein soll.
Genau diese Entscheidung kommt zuerst.
Um diese Entscheidungen leichter zu machen, bietet es sich an im Vorhinein den bestehenden Arbeitstag und die bestehenden Prozesse zu hinterfragen - quasi eine Bestandsaufnahme der IST-Situation.
Dafür habe ich einen einfachen Bogen entwickelt, der mir dabei geholfen hat, meine Arbeitstag besser zu verstehen und auf diesem Verständnis dann meinen Alltag sortiert:
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