Genug gemeckert: Dafür ist KI wirklich ziemlich geil

Nach meinen letzten Artikeln könnte langsam der Eindruck entstehen, ich hätte etwas gegen KI.

Habe ich aber nicht.

Ich benutze KI jeden Tag und es gibt inzwischen einige Dinge, bei denen ich wirklich nicht mehr darauf verzichten möchte. Vor allem dann, wenn KI mir nicht das Denken abnehmen soll, sondern die nervige Arbeit drumherum.

Also: ein paar Dinge, für die ich KI im Arbeitsalltag tatsächlich ziemlich großartig finde.

1. Aus einem Gedanken etwas Brauchbares machen

Das ist wahrscheinlich eine meiner häufigsten Anwendungen.

Ich habe einen Gedanken im Kopf, weiß aber noch nicht so richtig was daraus werden soll. Also werfe ich erst einmal alles komplett ungefiltert in den KI-Chat. Die KI hilft mir dabei meine Gedanken zu ordnen, vielleicht sogar den Kern zu finden und daraus dann brauchbaren Content zu ziehen.

Das funktioniert für Mails genauso wie für Konzepte, Notizen oder erste Contentideen.

Wichtig: Ich würde KI hier eher als Sparringspartner sehen als als Ghostwriter. Je mehr von meinem eigenen Gedanken schon da ist, desto eher kommt hinten auch etwas heraus, das tatsächlich nach mir klingt.

2. Informationen zusammenfassen

Lange Dokumente, Meetingnotizen, Gesprächsprotokolle, Feedback, Rechercheergebnisse – genau diese Art von Arbeit kann KI ziemlich gut verkürzen.

Statt mich durch alles noch einmal durchzuarbeiten, kann ich mir beispielsweise offene Fragen, Entscheidungen oder die wichtigsten Punkte herausziehen lassen.

Besonders praktisch finde ich das überall dort, wo Informationen schon vorhanden sind und ich nicht neues Wissen generieren, sondern vorhandenes Wissen schneller erfassen möchte.

Wichtig: Bei wichtigen Entscheidungen würde ich mich trotzdem nie blind auf die Zusammenfassung verlassen.

3. Aus Chaos Aufgaben machen

Hier wird es für mich besonders interessant.

Aus Meetingnotizen konkrete Aufgaben herausziehen. Eine größere Aufgabe in sinnvolle Teilschritte zerlegen. Aus einer wilden Ideensammlung einen ersten Projektentwurf machen. Oder sich anzeigen lassen, welche offenen Punkte sich aus einem Gespräch ergeben haben.

Das spart unglaublich viel Sortierarbeit.

Aber: Nur weil KI aus einem Satz eine Aufgabe machen kann, heißt das noch lange nicht, dass daraus eine Aufgabe werden sollte.

Wer ist verantwortlich? Muss das überhaupt gemacht werden? Bis wann? Und was genau bedeutet eigentlich „fertig“?

Diese Entscheidungen bleiben bei mir.

4. Bestehende Arbeitsabläufe vereinfachen

Auch dafür mag ich KI sehr. Schließlich geht es hier ja um Aufgabenmanagement, Prozesse und Abläufe. Und immer wieder bete ich in meinen Artikeln vor, wie wichtig es ist, Prozesse und Abläufe regelmäßig zu Überdenken. KI kann dabei ziemlich hilfreich sein.

Wenn ich bereits weiß, wie ein Ablauf bei mir funktioniert, kann ich gemeinsam mit KI schauen: Welche Schritte wiederholen sich? Wo übertrage ich ständig Informationen? Was könnte automatisch vorbereitet werden? Wo könnte eine Vorlage reichen?

Und manchmal lautet die beste Lösung am Ende gar nicht „KI“.

Manchmal braucht es einfach eine bessere Vorlage, eine Automation oder einen Arbeitsschritt weniger.

Genau deshalb würde ich KI auch hier erst dazu holen, wenn ich den Ablauf verstanden habe, den ich verbessern möchte oder eben wieder als Sparringpartner - also Hilfe. Wovon ich tatsächlich abraten würde ist, KI den Prozessablauf komplett erstellen zu lassen - wie so oft kann sich das theoretisch total logisch anhören, aber in der praktischen Umsetzung totaler Blödsinn sein oder einfach nich zu dir und deiner Arbeitsweise passen.

5. KI direkt im Aufgabenmanagement nutzen

Dafür muss man inzwischen nicht einmal zwingend ChatGPT öffnen. Einige Aufgaben- und Projektmanagement-Tools haben KI direkt eingebaut und nein, ich denke nicht, dass LLMs (Large Language Moduls) richtige Managementtools so schnell ersetzen werden.

Asana kann beispielsweise Aufgaben und Projekte zusammenfassen, Unteraufgaben aus Inhalten ableiten, Statusupdates vorbereiten, Felder automatisch befüllen und bei der Erstellung von Projekten und Regeln helfen.

ClickUp geht mit ClickUp Brain ähnlich weit: Aufgaben erstellen und zusammenfassen, Unteraufgaben vorschlagen, Updates erzeugen oder Informationen aus vorhandenen Aufgaben für die weitere Arbeit verwenden.

Und auch Notion kann inzwischen direkt mit dem Kontext aus dem eigenen Workspace arbeiten, Datenbanken erstellen und bearbeiten, Informationen suchen, Meetings zusammenfassen oder Datenbankfelder automatisch befüllen.

Das finde ich ehrlich gesagt wesentlich spannender als den 387. KI-Textgenerator.

Denn hier kann KI tatsächlich kleine Teile der täglichen Arbeitsorganisation übernehmen.

Ja.. auch ich habe schon Artikel und Anleitungen gefunden, wie man beispielsweise Claude-Projects für Projektmanagement nutzen kann, ohne ein extra Managementtool zu brauchen. Es geht dabei im Grunde darum, Claude zu jedem Projekt zu briefen also Informationen und Dokumente hochzuladen, Regeln festzulegen und jeder neue Projektchat dann immer genau weiß, was Sache ist.  Ich für meinen Teil vertraue KI aber noch nicht genug, um alles abzugeben. Aus Erfahrung weiß ich, wie sehr KI teilweise noch halluziniert. – Wer das schon ausprobiert hat – ich freue mich über Erfahrungsberichte!

Nur gibt es einen Haken.

KI kann nur organisieren, was du vorher irgendwie organisiert hast

Wenn meine Aufgaben überall herumliegen, Projekte keinen klaren Ablauf haben und ich selbst nicht weiß, was eigentlich wo hingehört, wird daraus durch KI nicht plötzlich ein gutes Arbeitssystem.

Vielleicht ein schnelleres.

Aber nicht unbedingt ein besseres.

Und genau deshalb beschäftige ich mich so viel mit der Arbeit vor der Automatisierung: Welche Aufgaben habe ich eigentlich? Wie laufen meine Projekte ab? Welche Arbeit wiederholt sich? Was braucht meine Aufmerksamkeit? Was kann weg?

Wenn das klar ist, wird KI plötzlich richtig interessant.

Denn dann muss sie mir nicht erklären, wie mein Business funktionieren soll.

Dann kann sie mir einfach Arbeit abnehmen.

Hier gehts zu Less Work. More Value - für das Verständnis vor der Automatisierung.