Warum ich den Begriff „Prozessoptimierung“ nicht mag

Es gibt Begriffe, die so selbstverständlich geworden sind, dass kaum noch jemand innehält und darüber nachdenkt, was sie eigentlich bedeuten. Prozessoptimierung ist für mich so ein Begriff. Er begegnet einem überall: in Ratgebern, Podcasts, Pinterest-Pins, Beratungsangeboten und natürlich auch dann, wenn Selbstständige und Unternehmen versuchen, ihren Arbeitsalltag besser in den Griff zu bekommen.

Wer Prozesse optimiert, spart Zeit. Wer Prozesse optimiert, arbeitet effizienter. Und wer effizienter arbeitet, hat sein Unternehmen offenbar besser im Griff.

Eigentlich müsste ich diesen Begriff mögen. Schließlich beschäftige ich mich jeden Tag damit, wie Arbeit besser funktionieren kann, wie weniger unnötige Aufgaben entstehen und wie Selbstständige sich einen Arbeitsalltag schaffen können, der sie nicht permanent beschäftigt hält.

Und trotzdem merke ich immer wieder, dass ich mich an ihm störe.

Lange dachte ich, es sei vor allem der erste Teil des Wortes, der mich stört: der Prozess. Denn sobald wir von Prozessoptimierung sprechen, setzen wir bereits voraus, dass der vorhandene Prozess grundsätzlich richtig ist. Wir beschäftigen uns damit, wie wir ihn schneller, schlanker oder effizienter machen können, ohne vorher noch einmal zu fragen, warum es ihn überhaupt gibt.

Inzwischen glaube ich allerdings, dass mein eigentliches Problem noch etwas tiefer liegt. Denn wenn ich das Wort in seine beiden Bestandteile zerlege, merke ich, dass ich mich mindestens genauso sehr am zweiten Teil störe: an der Optimierung.

Vielleicht auch deshalb, weil ich das Gefühl habe, dass wir inzwischen so ziemlich alles optimieren.

Wir optimieren unsere Morgenroutine, damit wir möglichst gut in den Tag starten. Wir optimieren unsere Ernährung, unsere Fitness und unseren Schlaf. Wir nehmen Supplements, zählen Schritte und lassen uns von Uhren sagen, ob wir uns ausreichend bewegt oder gut genug erholt haben. Wir optimieren unsere Wohnungen, unsere Aufbewahrung und unsere Kalender. Und natürlich optimieren wir auch unsere Arbeit: unsere Zeit, unsere Konzentration, unsere Produktivität und schließlich unsere Prozesse.

Und ich nehme mich davon überhaupt nicht aus. Auch ich mag es, wenn Dinge gut funktionieren. Ich mache Sport, ich beschäftige mich mit Ernährung, ich liebe Ordnung und wahrscheinlich könnte ich mich sehr lange mit der Frage beschäftigen, wie man irgendeinen vollkommen banalen Bereich des Alltags noch ein kleines bisschen besser organisieren könnte.

Vielleicht fällt mir genau deshalb auf, wie schnell aus „Das könnte mir guttun“ irgendwann „Das müsste ich noch optimieren“ wird.

Ich halte all diese Dinge nicht grundsätzlich für schlecht. Darum geht es mir gar nicht. Eine gute Routine kann den Alltag erleichtern, Sport tut uns gut und ein funktionierendes Ordnungssystem kann verhindern, dass wir jeden Morgen zehn Minuten nach unseren Schlüsseln suchen. Mich beschäftigt vielmehr, wie selbstverständlich Optimierung inzwischen zu unserer Antwort auf nahezu jedes Problem geworden ist.

Wenn wir morgens kaum aus dem Bett kommen, suchen wir nach einer besseren Morgenroutine. Wenn wir uns nicht konzentrieren können, beschäftigen wir uns mit Fokusmethoden. Wenn wir uns wenig bewegen, bauen wir ein Trainingsprogramm in unseren Kalender. Wenn unser Zuhause ständig unordentlich wird, kaufen wir schöne Aufbewahrungskisten und entwickeln ein besseres Ordnungssystem. Wenn wir bei der Arbeit nicht hinterherkommen, optimieren wir unser Zeitmanagement.

Ich ertappe mich selbst immer häufiger bei der Frage, ob wir inzwischen nicht ein bisschen dabei sind, uns und unser Leben zu Tode zu optimieren.

Nicht im Sinne von: Früher war alles besser und wir sollten wieder so leben wie vor hundert Jahren. Ganz sicher nicht. Aber manchmal kommt mir unsere Art zu optimieren ziemlich absurd vor.

Wir verbringen den größten Teil unseres Tages sitzend und müssen anschließend bewusst Zeit für Bewegung einplanen. Wir schauen den ganzen Tag auf Bildschirme und brauchen abends Routinen, die uns helfen sollen, wieder herunterzukommen. Wir füllen unsere Kalender so sehr, dass wir anschließend Methoden brauchen, um unsere Zeit besser zu verwalten. Wir besitzen so viele Dinge, dass wir wiederum Dinge kaufen, in denen wir diese Dinge besser aufbewahren können.

Und irgendwann habe ich mich gefragt, ob Optimierung inzwischen vielleicht weniger bedeutet, etwas wirklich besser zu machen, und viel häufiger, etwas auszugleichen.

Vielleicht optimieren wir unseren Alltag an vielen Stellen deshalb so intensiv, weil der Alltag selbst Bedingungen geschaffen hat, mit denen wir eigentlich nicht besonders gut zurechtkommen.

Wir gestalten einen Lebens- und Arbeitsalltag, der bestimmte Probleme hervorbringt, und bauen anschließend immer ausgefeiltere Lösungen um diese Probleme herum. Wir versuchen, die Symptome möglichst gut zu managen, während die Bedingungen, die sie hervorgebracht haben, erstaunlich selten zur Diskussion stehen.

Je länger ich darüber nachdenke, desto interessanter finde ich deshalb die Frage, wie viele unserer heutigen Optimierungsversuche überhaupt notwendig wären, wenn die Bedingungen, unter denen wir leben und arbeiten, andere wären.

Menschen mussten ihren Alltag schließlich nicht immer in diesem Ausmaß managen. Natürlich hatten Menschen vor hundert Jahren andere und teilweise wesentlich größere Belastungen und Probleme als wir heute. Ich möchte die Vergangenheit deshalb keinesfalls romantisieren. Trotzdem bezweifle ich, dass Menschen damals morgens aufgestanden sind und sich zunächst Gedanken darüber gemacht haben, wie sie genügend Bewegung in ihren Alltag integrieren, ihre Bildschirmzeit reduzieren, ihre Schlafroutine verbessern und ihre Konzentrationsphasen optimal über den Tag verteilen.

Viele Dinge, die wir heute bewusst wieder in unseren Alltag hineinorganisieren müssen, waren früher schlicht Teil dieses Alltags.

Und genau an diesem Punkt lande ich wieder bei der Prozessoptimierung.

Denn ich glaube, dass wir in unserer Arbeit etwas sehr Ähnliches machen.

Auch hier sind wir unglaublich gut darin geworden, Lösungen um Probleme herumzubauen.

Irgendwann beginnt jemand, Informationen in eine Tabelle zu übertragen. Später kommt eine zweite Tabelle hinzu, weil jemand anderes dieselben Informationen ebenfalls benötigt. Aus einer kurzen Rückfrage wird ein regelmäßiger Abstimmungstermin. Aus einer Unsicherheit entsteht ein zusätzlicher Freigabeschritt. Aus einem Fehler entsteht eine Checkliste, aus dem nächsten Fehler eine weitere Kontrolle.

Nach und nach wächst daraus ein Prozess, den irgendwann niemand mehr bewusst gestaltet hat. Er ist einfach da. Und sobald dieser Prozess anfängt, Zeit zu kosten oder Menschen zu nerven, passiert etwas, das ich besonders interessant finde: Wir suchen nach einer Möglichkeit, ihn zu optimieren.

Wir führen ein neues Tool ein, automatisieren einzelne Schritte, erstellen Vorlagen oder versuchen, den Ablauf noch genauer zu dokumentieren. Und auch hier möchte ich nicht behaupten, dass das falsch ist. Ich liebe gute Systeme. Ich finde Automatisierungen großartig, wenn sie sinnvoll eingesetzt werden. Und natürlich sollten Prozesse, die notwendig sind, so einfach und angenehm wie möglich funktionieren.

Ich möchte nur nicht dort anfangen.

Denn mich interessiert inzwischen viel mehr, was vor der Optimierung kommt.

Wenn ich beispielsweise jeden Tag dieselben Kundenfragen beantworte, kann ich natürlich Textbausteine erstellen. Damit habe ich den Vorgang optimiert und spare vielleicht jeden Tag einige Minuten. Ich könnte ihn sogar automatisieren und damit noch effizienter werden.

Aber bevor ich das tue, möchte ich wissen, warum meine Kunden diese Fragen überhaupt immer wieder stellen.

Vielleicht fehlen Informationen. Vielleicht ist etwas in meinem Angebot nicht verständlich. Vielleicht wurden Erwartungen nicht früh genug geklärt. Und wenn ich dort ansetze, brauche ich am Ende möglicherweise weder einen optimierten Prozess noch eine Automatisierung, weil die Arbeit, die ich gerade noch so sorgfältig optimieren wollte, überhaupt nicht mehr existiert.

Für mich liegt darin inzwischen ein fundamentaler Unterschied.

klassische Prozessoptimierung fragt: Wie können wir das, was wir tun, besser machen?

Ich möchte vorher wissen: Warum tun wir es überhaupt?

Vielleicht ist das auch der Grund, warum ich mit vielen klassischen Produktivitäts- und Optimierungsansätzen nicht richtig warm werde. Mir fehlt häufig genau dieser eine Schritt davor. Bevor wir etwas besser organisieren, automatisieren oder effizienter gestalten, möchte ich wissen, ob es überhaupt einen guten Grund dafür gibt, dass wir unsere Zeit damit verbringen.

Das bedeutet nicht, dass ich gegen Prozessoptimierung bin. Genauso wenig, wie ich gegen Sport, Morgenroutinen, Ordnungssysteme oder Supplements bin.

Ich glaube nur, dass Optimierung für mich nicht mehr automatisch Verbesserung bedeutet.

Manchmal bedeutet sie lediglich, dass wir sehr gut darin geworden sind, mit einem Zustand zurechtzukommen, den wir längst hätten hinterfragen können.

Und vielleicht sollten wir deshalb nicht jedes Problem sofort mit einer besseren Methode beantworten. Vielleicht brauchen wir nicht immer einen besseren Prozess, eine weitere Routine, ein neues System oder das nächste Tool.

Vielleicht sollten wir uns vorher wieder öfter eine sehr einfache Frage erlauben:

Warum ist das überhaupt notwendig?

Ich glaube, dass genau dort für mich gute Arbeit beginnt. Nicht bei der Frage, wie wir noch ein bisschen effizienter werden können, sondern bei der Frage, welche Arbeit wir überhaupt entstehen lassen wollen.

Denn die beste Arbeit ist nicht zwangsläufig die, die perfekt organisiert, automatisiert oder optimiert wurde.

Die beste Arbeit ist manchmal die, die gar nicht erst entsteht.